Ügyviteli rendszereinkben kialakítunk egy közös tárhelyet, ahol a felhasználók tárolhatják és megtekinthetik mappáikat, file-jaikat és azokat megoszthatják egymás között.

Mindezeken felül ellátjuk a rendszert egy szövegszerkesztővel és táblázatkezelővel, melyben az ügyviteli rendszeren belül dolgozhatnak a dokumentumaikkal, úgy mintha azt a saját gépükön tennék.
Ezek a programok ezen felül lehetővé teszik a dokumentumok több felhasználó általi egyidejű szerkesztését.

Ennek a megoldásnak az alkalmazása mellett a dokumentumok az ügyviteli rendszeren belül maradnak, azok nem veszhetnek el és kisebb a kockázata annak, hogy illetéktelen kezekbe kerülnek.